Автоматизация делопроизводства в высшей школе

Современные управленческие процессы сложно представить без продуманной системы делопроизводства, которая сильно влияет на скорость принятия решений. Если она неэффективна, то страдает качество управления. При переходе предприятий и организаций на безбумажный документооборот, они получают значительные выгоды и преимущества, среди которых в первую очередь следует отметить уменьшение финансовых и временных затрат, а также сокращение сроков обмена, хранения и поиска документации. Электронный документооборот может быть внедрен там, где отсутствует жесткое законодательное регулирование, а это большинство внутренних бизнес-процессов. Чего стоит предварительная стадия подготовки и согласования документов, которая в электронной форме не только позволяет задействовать параллельные схемы согласования, но и дает основную (до 75%) экономию на бумаге в организации.

Функции, реализованные в рамках систем электронного документооборота, достаточно разнообразны. С помощью подобных систем возможно:

• вести архив;
• осуществлять поиск документации;
• регистрировать и рассылать документы;
• определять права доступа к документам;
• создавать маршруты движения документов и схемы их согласования;
• кодировать;
• подписывать документы с помощью ЭЦП;
• контролировать исполнение и т.п.

На рынке систем электронного документооборота есть множество предложений, начиная от типовых «коробочных вариантов», заканчивая, сложными ECM-решениями.

При этом изобилии систем на рынке автоматизация делопроизводства в высших учебных заведениях сталкивается с большой проблемой: вуз, являясь учреждением со сложной организационной структурой, не может осуществлять автоматизацию на базе малых СЭД, а корпоративные решения оказываются вузу просто не по карману. Некоторые вузы решают проблему партнерскими соглашениями с вендорами программных решений, включая изучение их систем студентами в учебном процессе, получая тем самым существенные скидки. Но подобный сценарий подходит не всем вузам, так как требует выполнения перед вендором определенных обязательств, а также наличие на профилирующих кафедрах квалифицированного преподавательского состава.

Для организаций, которые не располагают большими средствами (в том числе и вузов), решением вышеперечисленных проблем стало применение свободно распространяемых систем электронного документооборота.

Одной из таких Open Source систем на рынке СЭД является система Alfresco. Используя данную систему, организации могут по желанию расширять функционал  в зависимости от своих нужд. По большинству характеристик свободно распространяемая Alfresco Community идеально подходит для применения в вузах и других учебных заведениях, где планируется внедрить электронный документооборот. С ее помощью организация может управлять документами и публикациями, ведением различных записей, работой групп и процессами бизнеса. Являясь ЕСМ-системой, Alfresco пригодна к использованию практически сразу после установки. К тому же ее можно использовать в качестве платформы для построения собственных ЕСМ-решений.

При построении решений на базе Open Source систем не стоит забывать, что они также требуют дополнительных вложений, начиная от аппаратного обеспечения и, заканчивая, содержанием администраторов и программистов, которые смогут настроить систему в соответствии с требованиями организации и обеспечить ее бесперебойную работу. В этом случае для сокращения расходов на внедрение и эксплуатацию системы лучше обратится в специализированные компании.

Одним из лидеров разработки и поставки решений безбумажного документооборота на базе Alfresco  является компания «Неологика». Большой опыт работы с данной ECM-платформой позволяет компании в короткие сроки производить автоматизацию бизнес-процессов, интеграцию с уже существующими системами и осуществлять перенос документов.

Особенным преимуществом внедрения решений на базе платформы Alfresco в учебных заведениях является возможность начать работу с неструктурированного корпоративного контента, постепенно подключая схемы движения документов в рамках отдельных бизнес-процессов по ходу их формализации в вузе. Компания Неологика окажет услуги по установке платформы Alfresco и поможет оперативно реализовать такие базовые функции СЭД, как:

1. Управление записями и документацией (включая контроль версий, обработку бизнес-процессов на основании BPMN, создание категорий, настройка поиска документов по содержимому и атрибутам и т.д.)
2. Автоматизация бизнес-процессов.
3. Обеспечение полнофункционального решения для совместной работы сотрудников организации.

Внедрение автоматизированного делопроизводства в вузе уже на начальном этапе позволяет значительно уменьшить  традиционные проблемы с ведением обычной бумажной документации (сложный поиск информации, частые потери документов, большие расходы на их обслуживание, несоблюдение сроков исполнения и дубликация).