Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Основные понятия и определения КЭДО

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему обработки кадровой документации в цифровом формате без использования бумажных носителей. Данная технология функционирует на базе специализированного программного обеспечения, которое автоматизирует процессы создания, согласования, подписания и хранения документов по персоналу.

Важно разграничивать понятия ЭДО и КЭДО. Электронный документооборот (ЭДО) охватывает всю документацию организации, включая финансовую, договорную и иную. КЭДО же фокусируется исключительно на кадровой сфере: трудовых договорах, приказах, личных карточках сотрудников, графиках отпусков и других специфических документах по управлению персоналом.

Нормативная база для внедрения и функционирования КЭДО включает Трудовой кодекс РФ (глава 49.1), Федеральный закон №63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральный закон №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", а также приказы Минтруда России, регламентирующие порядок ведения и хранения электронных документов.

Принципы работы кадрового электронного документооборота

Процесс работы кадрового электронного документооборота включает несколько ключевых этапов. Сначала происходит создание документа в цифровом формате с использованием шаблонов или конструкторов системы. Затем документ проходит маршрут согласования между ответственными лицами компании. После утверждения документ подписывается электронной подписью и направляется работнику для ознакомления или подписания. Финальный этап - архивирование документа с соблюдением требований к хранению.

Электронная подпись в системе КЭДО выступает цифровым аналогом рукописной подписи. Для кадровых документов применяются разные типы подписей: усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Выбор типа подписи зависит от вида документа и требований законодательства.

Юридическая значимость документов в КЭДО обеспечивается комплексом технических и организационных мер: использованием сертифицированных средств криптографической защиты, фиксацией времени подписания, ведением журналов действий пользователей, хранением документов с учетом требований к информационной безопасности.

Сферы применения КЭДО в организациях

В электронный формат могут быть переведены практически все виды кадровой документации: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приеме и увольнении, должностные инструкции, графики отпусков, заявления работников, листы ознакомления с локальными нормативными актами. Исключение составляют трудовые книжки (если работник выбрал бумажный вариант) и некоторые документы по охране труда.

Внедрение КЭДО с другими корпоративными платформами расширяет функциональные возможности. Подключение к системам кадрового учета обеспечивает автоматическую передачу данных о сотрудниках. Связь с системами расчета заработной платы упрощает формирование документов по оплате труда. Интеграция с корпоративными порталами создает единую точку доступа к документам для сотрудников.

Цифровизация кадрового документооборота значительно упрощает взаимодействие с государственными органами. Организации получают возможность передавать отчетность в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, налоговую службу через защищенные каналы связи. Формирование справок для сотрудников происходит автоматически на основе данных в системе. Предоставление сведений при проверках инспекции по труду становится более оперативным за счет быстрого поиска необходимых документов.