Как правильно составить деловое письмо на английском языке

Формат делового письма на английском языке часто используется для общения с зарубежными поставщиками или другими партнерами по бизнесу. Он также может служить для взаимодействия с зарубежными коллегами – например, для обмена опытом между организациями. Освоить написание деловых писем полезно и тем, кто собирается поступать в зарубежный университет – это поможет быстро направлять запросы и вести продуктивную переписку с вузом.

Этот жанр заметно отличается от разговорной речи, так как, чтобы писать хорошие деловые письма даже на родном языке, требуется дополнительная подготовка. Если же речь идет о составлении писем на английском, то к знанию формальных требований добавляется необходимость хорошо владеть соответствующей лексикой.

Особенности делового письма

Деловой стиль

Стиль изложения в деловом письме должен быть достаточно сухим и точным, без двусмысленностей и фраз, допускающих разное толкование. Рекомендуется использовать только нейтральные слова без дополнительной стилистической окраски, неуместными будут просторечия и разговорные формы. Для того, чтобы письмо было корректным и понятным получателю, активно используются различные речевые штампы (обращения, формализованные вступления, связки и т.д.).

Строгая структура

Текст делового письма должен быть последовательным и логичным. В нем нужно лаконично и четко изложить суть обращения (запрос информации, жалоба, просьба и т.д.), без лишних подробностей и отступлений от темы.

 Существуют достаточно строгие правила оформления деловых писем на английском языке, которых стоит придерживаться.

• Имя и адрес отправителя чаще всего располагаются в правом верхнем углу. При написании адреса сначала указываются номер дома, название улицы и номер квартиры, затем – город, почтовый индекс и страна. Сразу после адреса ставится дата.
• Адрес получателя обычно указывается ниже адреса отправителя, в левой части страницы.
• Обращение к адресату пишется слева, под адресом получателя. Для обращений чаще всего используются следующие формы: (Dear) Madam или (Dear) Sir; Dear Mr. (…) или Dear Miss (…) или Dear Mrs. (…).
• Вводное предложение. Вступление, в котором обычно используются устойчивые фразы со значением «мы хотели бы сообщить о …», «я хотел бы сделать запрос о …» и т.д. Например: We are interested in….
• Основной текст. Логически последовательное изложение сути письма. В этом блоке могут указываться причины написания письма, цель автора, а также самые существенные детали. Как уже отмечалось, «увязать» в подробностях не стоит, лучше сообщить только действительно важное. В основном тексте письма также нередко используются устойчивые обороты. В конце блока часто пишут предложения о сотрудничестве или пожелания.
• Заключение. В этой части нужно обязательно поблагодарить адресата за внимание, а также обозначить свое намерение встретиться или продолжить переписку. Можно использовать фразы типа I look forward to … («с нетерпением жду …).
• Формальная заключительная часть. Деловые письма принято заканчивать вежливыми фразами Yours sincerely, … или Kind regards, … . После этого ставится подпись, указываются имя и должность автора письма.

Как научиться составлять хорошие деловые письма?

Формализованность деловых писем дает возможность быстро усвоить основные правила их написания. Однако знания шаблонов и фраз-клише без хорошей обшей языковой подготовки явно недостаточно для результативного общения с партнерами или коллегами.